Archiwa a systemy informatyczne w administracji publicznej. Wstęp do problematyki

Dariusz Makowski

Abstrakt

Tematyka związana z systemami teleinformatycznymi, które funkcjonują obecnie w jednostkach administracji publicznej w Polsce, jest niezwykle rozległa. Z jednej strony można ją rozpatrywać w aspekcie formalno-prawnym, a z drugiej czysto technicznym – związanym z architekturą bądź budową samych aplikacji i zastosowanych w nich rozwiązaniach programistyczno-sprzętowych. Autor dokonał próby analizy zagadnień związanych z funkcjonowaniem systemów teleinformatycznych, kładąc szczególny nacisk na systemy dziedzinowe wdrażane w jednostkach administracji publicznej. Głównym przedmiotem rozważań są uregulowania prawne dotyczące istoty samych systemów teleinformatycznych, jak również postępowania z dokumentacją elektroniczną w nich gromadzoną. Systemy dziedzinowe to samodzielne i niezależne systemy teleinformatyczne stworzone do świadczenia usług dla określonego obszaru działalności danej instytucji, a przeznaczone do realizacji ściśle określonych, wyspecjalizowanych zadań. Powinny zapewnić realizację wszystkich czynności wynikających z przepisów prawa, odnoszących się do przetwarzanych danych oraz tworzonej i gromadzonej w nich dokumentacji zarządzanej w sposób odzwierciedlający cały proces podejmowania decyzji. Autor starał się przedstawić najważniejsze zagadnienia związane z funkcjonowaniem takich systemów teleinformatycznych w jednostkach administracji publicznej działających w Polsce. Od uregulowań prawnych dotyczących tych systemów (sposób ich ujęcia w obowiązujących przepisach kancelaryjnych i archiwalnych), poprzez próbę systematyzacji i klasyfikacji, po charakterystykę ich budowy oraz podstawowych zadań, jakie wykonują. Przedstawiono kwestie niezwykle ważne z punktu widzenia archiwów państwowych, związane z przejmowaniem materiałów archiwalnych. Zwrócono uwagę nie tylko na możliwości formalno-prawne czy techniczne, ale również i organizacyjne. Scharakteryzowano także sposób i metody, które mogą zostać użyte podczas wartościowania dokumentacji pochodzącej z takich systemów. Wskazane zostały najważniejsze obszary badawcze, które dotyczą omawianej problematyki: miejsce systemów dziedzinowych we współczesnej kancelarii i biurowości elektronicznej, przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów elektronicznych, kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego. Współcześnie, gdy mamy do czynienia z dynamicznym rozwojem różnego rodzaju systemów teleinformatycznych, trwałe zabezpieczenie dokumentacji o wartości historycznej powstającej w takich systemach, jest kwestią niezwykle ważną.

 

Archives and IT systems in public administration. Introduction to the issue

Abstract

The subject of ICT systems currently in use in public administration units in Poland is incredibly extensive. On the one hand, it can be considered in the formal and legal context and on the other from a strictly technical point of view, related to the architecture or structure of applications, as well as software and hardware solutions used in them. The author has made an attempt to analyse issues related to the functioning of ICT systems, paying particular attention to domain-specific systems implemented in public administration units. The main matter under consideration are legal regulations concerning the essence of ICT systems, as well as handling electronic documentation stored in them. Domain-specific systems are independent ICT systems developed to provide services for a specific area of activity of a given institution, intended for carrying out strictly defined and specialised tasks. Such systems should make it possible to carry out all activities arising from legal provisions which concern the processing of data or compiling and storing documentation, which is managed in a way that reflects the whole decision-making process. The author made an attempt to present the most important issues related to the functioning of such ICT systems in public administration units in Poland. The article discusses legal regulations concerning such systems (and the way in which they are presented in applicable office and archive provisions), attempts to systematise and classify them and characterises their structure and basic tasks. The article presents issues of utmost importance from the point of view of state archives, related to the possibility of taking over archive materials. Attention was drawn not only to formal, legal or technical possibilities, but also organizational ones. The author characterises the manner and methods which can be used to judge the value of documentation coming from such systems. The author pointed out the most important research areas which concern the discussed issues: the place of domain-specific systems in modern offices and in electronic office administration, storing and securing electronic documents and shaping national archival resources. Nowadays, when we are dealing with a dynamic growth of various types of ICT systems, it is extremely important to protect documentation of a historical value, compiled in such systems.

Słowa kluczowe: systemy teleinformatyczne, dokumenty elektroniczne, teleinformatyczne systemy dziedzinowe, systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją, biurowość elektroniczna / ICT systems, electronic documents, domain-specific ICT systems, electronic document management systems, electronic office administration
References

Źródła

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006, nr 206, poz. 1518).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. 2006, nr 206, poz. 1519).

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r.).

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011, nr 14, poz. 67 i nr 27, poz. 140).

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2017, poz. 2247).

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 marca 2014 r. w sprawie Centralnego Repozytorium Informacji Publicznej (Dz.U. 2014, poz. 361, z późń. zm.).

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń (Dz.U. 2015, poz. 2009).

Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 8 listopada 2017 r. w sprawie zakresu danych udostępnianych w postaci elektronicznej z centralnej ewidencji pojazdów (Dz.U. 2017, poz. 2085, z późń. zm.).

Rozporządzenie Ministra Sportu i Turystyki z dnia 28 marca 2018 r. w sprawie minimalnej funkcjonalności systemu teleinformatycznego obsługującego Centralną Ewidencję Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych (Dz.U. 2018, poz. 721).

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 24 maja 2018 r. w sprawie Ogólnopolskiego Rejestru Ostrych Zespołów Wieńcowych (Dz.U. 2018, poz. 1063).

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 14 czerwca 2018 r. w sprawie Krajowego Rejestru Nowotworów (Dz.U. 2018, poz. 1197).

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 16 października 2019 r. w sprawie Krajowego Rejestru Mechanicznego Wspomagania Krążenia (Dz.U. 2019, poz. 2190).

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 3 grudnia 2019 r. w sprawie rejestru endoprotezoplastyk (Dz.U. 2019, poz. 2409).

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 października 2019 r. w sprawie Krajowego Rejestru Infekcyjnego Zapalenia Wsierdzia (Dz.U. 2019, poz. 2131).

Rozporządzenie Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej oraz Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 5 czerwca 2020 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji urządzeń melioracji wodnych oraz zmeliorowanych gruntów i ustalania obszaru, na który urządzenia melioracji wodnych wywierają korzystny wpływ (Dz.U. 2020, poz. 1165).

Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie baz danych dotyczących zobrazowań lotniczych i satelitarnych oraz ortofotomapy i numerycznego modelu terenu (Dz.U. 2020, poz. 1304).

Uchwała Nr 117/2016 Rady Ministrów z dnia 27 września 2016 r. zmieniająca uchwałę w sprawie przyjęcia programu rozwoju „Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa”, https:// mc.bip.gov.pl/programy-realizowane-w-mc/program-zintegrowanej-informatyzacji-panstwa-wrzesien-2016-r.html [dostęp: 15.11.2020].

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020, poz. 164).

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016, poz. 922, z późn. zm.).

Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz.U. 2001, nr 128, poz. 1402, z późn. zm.).

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2020, poz. 346, z późń. zm.).

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019, poz. 1781).

Bibliografia

Abgarowicz G., Perłakowska E., Prasal A., Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Warszawa 2018.

Błażewski M., Elektroniczne rejestry publiczne jako środki komunikacji elektronicznej, „Zeszyty Naukowe Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Witelona w Legnicy” 2018, nr 26(1), s. 171–181.

Chałon M., Systemy baz danych. Wprowadzenie, Wrocław 2001.

Elmasri R., Navathe S., Wprowadzenie do systemów baz danych, Gliwice 2019.

Encyklopedia PWN, Warszawa 2008.

Erl T., SOA. Koncepcje, technologie i projektowanie, Gliwice 2014.

Gawin B., Systemy informatyczne w zarządzaniu procesami workflow, Warszawa 2015.

Illingworth V., Daintith J., Słownik pojęć komputerowych, Warszawa 2004.

Januszewski A., Informatyka w przedsiębiorstwie. Systemy i proces informatyzacji, Bydgoszcz 2001.

Januszewski A., Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania, Warszawa 2007.

Kapczyński A., Smugowski S., Współczesne systemy informatyczne i ich zastosowania, Katowice 2010.

Kłodnicka H., Słownictwo znormalizowane – Technika informatyczna, Warszawa 1999.

Kotecka S., Prawne aspekty nowych regulacji w obszarze dokumentu elektronicznego, „Elektroniczna Administracja” 2007, nr 3.

Kuraś M., System informacyjny a system informatyczny – co oprócz nazwy różni te dwa obiekty?, „Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie” 2009, nr 770, s. 259–275.

Lukszyn J., Języki specjalistyczne – słownik terminologii przedmiotowej, Warszawa 2005.

Mazur Z., Mazur H., Mendyk-Krajewska T., Elektroniczne rejestry publiczne, „Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Ekonomiczne Problemy Usług” 2015, nr 117, s. 508–517

Pelikant A., Bazy danych. Pierwsze starcie, Gliwice 2009.

Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, Warszawa 2016.

Robótka H., Ryszewski B., Tomczak A., Archiwistyka, Warszawa 1989.

Szpor G., Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych, Warszawa 2013.

Trąbka J., Znaczenie systemów klasy Enterprise Content Management (ECM) dla przedsiębiorstw oraz ich perspektywy technologiczne i rynkowe, „Nierówności społeczne a wzrost gospodarczy” 2015, z. 44(4), cz. 2, s. 307320.

Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, red. B. Marcinkowski, Warszawa 2018.

Verens K., Projektowanie systemów CMS przy użyciu PHP i jQuery, Gliwice 2012.

Williams H., Lane D., Bazy danych w Internecie – tworzenie za pomocą PHP i MySQL, Gliwice 2002.

Wrycza S., Informatyka ekonomiczna, Warszawa 2010.

Wrycza S, Analiza i projektowanie systemów informatycznych, Warszawa 1999.