Przepisy regulujące zarządzanie dokumentacją na przedpolu archiwalnym bliższym w sądach powszechnych w Polsce w latach 1985–2019

Dorota Drzewiecka

Abstrakt

W grudniu 2018 r. opublikowano zarządzenie Ministra Sprawiedliwości wprowadzające instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych m.in. w sądach powszechnych. Fakt ten przyjęto zapewne z wielkim entuzjazmem, bowiem poprzednia instrukcja archiwalna obowiązywała od 1985 r. Zmieniający się ustrój państwa, znacznie wyższy poziom świadomości społeczeństwa w kwestii roli prawidłowego zarządzania dokumentacją, w tym także sądową, oraz rozwój nowoczesnych technologii sprawiły, że instrukcja, obowiązująca przez ponad 30 lat, nie przystawała już do rzeczywistości i dostarczała sporych problemów archiwistom zatrudnionym w sądowych archiwach zakładowych. Celem artykułu jest przegląd aktów prawno-normatywnych w  zakresie zarządzania dokumentacją obowiązujących w archiwach zakładowych sądów powszechnych w latach 1985–2019. Ze względu na różnorodność załatwianych przez sądy spraw oraz masowość wytwarzanej przez te jednostki dokumentacji, liczbę aktów prawnych regulujących wyżej wspomniane zagadnienia należy uznać za imponującą. Szczegółowej analizie poddano kluczowe dla zarządzania fragmenty aktualnej instrukcji archiwalnej oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych i ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia.

 

Provisions regulating documentation management in the archives of courts of general jurisdiction in Poland in the years 1985–2019

Abstract

In December 2018, Minister of Justice issued an order with instructions on the organization and scope of activities of institutional archives, e.g. in courts of general jurisdiction. It must have been welcomed with enthusiasm because the previous archive instruction came into force in 1985. The changing political system in Poland, a significantly higher level of social awareness on the significance of documentation management, also in courts, and the development of modern technologies made the 30-year old instruction outdated, which started causing considerable problems to archivists employed in court archives. The aim of this article is to review legal and normative acts implemented in the years 1985–2019 which concerned documentation management in institutional archives in courts of general jurisdiction. Due to the variety of cases considered by courts and the fact that these institutions compile documentation in massive numbers, the number of applicable legal acts is also impressive. The author analyses in detail key excerpts from the current archive instruction and Minister of Justice Regulation of 5 March 2004 on storing case files and transferring them to state archives or to be destroyed.

Słowa kluczowe: zarządzanie dokumentacją, archiwum zakładowe, instrukcja archiwalna, przedpole archiwalne, sądy powszechne / documentation management, institutional archives, archive instruction, archival foreground, courts of general jurisdiction
References

Źródła

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j.: Dz.U. 2020, poz. 164).

Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. 2020, poz. 365).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 listopada 1936 r. o niszczeniu odpisów protestów weksli i czeków (Dz.U. 1936, nr 90 poz. 625).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 lipca 1986 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych założonych przed 01.01.1947 r. oraz utraty mocy prawnej niektórych takich ksiąg (Dz.U. 1986, nr 28, poz. 141).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 grudnia 1975 r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz.U. 1975, nr 43, poz. 220).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 maja 1989 r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz.U. 1989, nr 28, poz. 150).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym (t.j.: Dz.U. 2018, poz. 2039).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 czerwca 1999 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz.U. 1999, nr 57, poz. 602).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 lutego 2000 r. w sprawie ustalenia warunków i okresów czasu, po których akta spraw o wykroczenia podlegają zniszczeniu w całości lub w części albo przekazaniu archiwom państwowym (Dz.U. 2000, nr 12, poz. 148).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie sposobu przekazywania dotychczasowych rejestrów i przekazywania akt rejestrowych oraz wydawania z nich wypisów, wyciągów i zaświadczeń (Dz.U. 2000, nr 117, poz. 1239).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz.U. 2001, nr 102, poz. 1122).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie postępowania o zachowanie w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości świadka oraz sposobu postępowania z protokołami z zeznań tego świadka (t.j.: Dz.U. 2019, poz. 110).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz.U. 2004, nr 46, poz. 443, t.j.: Dz.U. 2014, poz. 991).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2006, nr 206, poz. 1517).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006, nr 206, poz. 1518).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. 2006, nr 206, poz. 1519).

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011, nr 14, poz. 67).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 sierpnia 2011 r. w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego (Dz.U. 2011, nr 175, poz. 1046).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2011 r. w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz.U. 2016, poz. 370).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 grudnia 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz.U. 2011, nr 274, poz. 1623).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 lutego 2012 r. w sprawie sposobu postępowania z protokołami przesłuchań i innymi dokumentami lub przedmiotami, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych albo zachowania tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu lub funkcji (Dz.U. 2012, poz. 219).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz.U. 2013, poz. 469).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie prowadzenia zbioru dokumentów dla nieruchomości, które nie mają założonych ksiąg wieczystych albo których księgi wieczyste zaginęły lub uległy zniszczeniu, oraz postępowania w tych sprawach (Dz.U. 2013, poz. 1397).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 marca 2015 r. w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego w postępowaniu cywilnym (Dz.U. 2015, poz. 359).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. w sprawie utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku dla celów procesowych w postępowaniu karnym (Dz.U. 2015, poz. 2344).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 października 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego w postępowaniu cywilnym (Dz.U. 2016, poz. 1697).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 stycznia 2017 r. w sprawie utrwalania obrazu lub dźwięku dla celów procesowych w postępowaniu karnym (Dz.U. 2017, poz. 93).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 listopada 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz.U. 2019, poz. 2396).

Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2020 r. w sprawie wykazu jednostek podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych (M.P. 2020, poz. 241).

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 kwietnia 1983 r. w sprawie biurowości sądów wojewódzkich i rejonowych (instrukcja sądowa) (Dz. Urz. Ministra Sprawiedliwości 1983, nr 4, poz. 20, z późn. zm.).

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości. Załącznik do zarządzenia: Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w resorcie sprawiedliwości (Dz. Urz. Ministra Sprawiedliwości 1985, nr 8, poz. 55).

Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości dnia 22 lutego 1988 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Ministra Sprawiedliwości 1988, nr 2, poz. 6, z późn. zm.).

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 lipca 1995 r. w sprawie kwalifikacji do materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej akt i ksiąg kolegiów do spraw wykroczeń z lat 1981–1989, okresów ich przechowywania oraz warunków niszczenia lub przekazywania archiwom państwowym (Dz. Urz. Ministra Sprawiedliwości, nr 3, poz. 19).

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Ministra Sprawiedliwości 2003, nr 5, poz. 22, z późn. zm.).

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych. Załącznik do zarządzenia: Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Ministra Sprawiedliwości 2018, poz. 348).

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie powierzenia sądom apelacyjnym wykonywania czynności związanych z projektowaniem, wdrażaniem i utrzymywaniem systemów informatycznych (Dz. Urz. Ministra Sprawiedliwości 2018, poz. 352).

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Ministra Sprawiedliwości 2019, poz. 138).

Załącznik nr 1 do zarządzenia Nr A-0220-1/17 Prezesa Sądu Okręgowego w Białymstoku z dnia 9 stycznia 2017 r. - Instrukcja kancelaryjna Sądu Okręgowego w Białymstoku, http://bialystok. so.gov.pl/component/attachments/download/387.html [dostęp: 8.06.2020].

Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 2 do umowy na dostawę i wdrożenie systemu cyfrowej rejestracji przebiegu rozpraw sądowych w Sądzie Okręgowym w Toruniu, s. 9, https://www.torun.so.gov.pl/download/5.-rejestracja-sal-rozpraw---opz-(zal.-2-do-umowy)-1570516661.pdf [dostęp: 2.12.2020].

Bibliografia

Archiwa instytucji wymiaru sprawiedliwości w służbie państwa i obywateli. Materiały III Krajowego Sympozjum Archiwalnego Łódź, 4–5 września 2001 r., red. J. Baranowski i U. Zarzycka-Sutter, Łódź 2001.

Archiwa Państwowe. Zarządzanie dokumentacją. Instrukcje i wykazy akt, https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne [dostęp: 1.06.2020].

Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych, red. G. Szpor, Warszawa 2013.

Drzewiecka D., Dokumentacja rozpraw sądowych Sądu Najwyższego Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej [w:] Belliculum diplomaticum VI Thorunense. Od dyplomatyki i archiwistyki do dokumentu elektronicznego, red. K. Kopiński i J. Tandecki, Toruń 2016, s. 207–216.

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Partnerzy, https://ezd.gov.pl/www/ezd/partnerzy [dostęp: 2.06.2020].

Fischer I., Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w świetle aktualnych przepisów, http://www.saws.pl/asp/pl_start.asp?typ=14&menu=42&strona=1 [dostęp: 2.12.2020].

Konstankiewicz M., Kształtowanie podstaw prawnych działalności archiwalnej w Polsce na przełomie XX i XXI w., „Archeion” 2019, t. 120, s. 337–366.

Konstankiewicz M., Regulacje dotyczące udostępniania dokumentacji przez archiwa instytucji wymiaru sprawiedliwości, http://www.saws.pl/asp/pl_start.asp?typ=14&menu=42&strona=1 [dostęp: 2.12.2020].

Kotecka S., Dokument elektroniczny w wymiarze sprawiedliwości – stan obecny, [w:] Materiały pokonferencyjne Wrocław 2012–2013, praca zbior., Wrocław 2013, s. 2–17.

Kotecka S., Repertoria, rejestry, protokoły i załączniki elektroniczne do akt – problemy z archiwizacją, [w:] Materiały pokonferencyjne Wrocław 2012–2013, praca zbior., Wrocław 2013, s. 145–152.

Kotecka S., Zalesińska A., Problemy prawne i techniczne archiwizowania materiałów z przesłuchania na odległość, [w:] Materiały pokonferencyjne Świnoujście 14–17 maja 2009 r. Szczecin 14–17 września 2010 r., praca zbior., Wrocław 2010, s. 29–52.

Maślak D., Ośrodki Zarządzania Informacją. Nowa forma archiwizacji, [w:] Materiały pokonferencyjne Wrocław 2012–2013, praca zbior., Wrocław 2013, s. 118–124.

Owczarek B., Maślak D., Centralne Archiwum Protokołów Elektronicznych – status prawny i organizacyjny, http://www.saws.pl/asp/pl_start.asp?typ=14&menu=42&strona=1 [dostęp: 2.12.2020].

Perłakowska E., Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt w jednostkach wymiaru sprawiedliwości, http://www.saws.pl/asp/pl_start.asp?typ=14&menu=42&strona=1 [dostęp: 2.12.2020].

Perłakowska E., Narzędzia informatyczne w bieżącym i archiwalnym zarządzaniu dokumentacją w podmiotach działających w systemie tradycyjnym, http://www.saws.pl/asp/pl_start.asp?typ=14&menu=42&strona=1 [dostęp: 2.12.2020].

Podlasie24 Regionalny Portal Informacyjny. W Siedlcach powstaje Ośrodek Zarzadzania Informacją, http://podlasie24.pl/wiadomosci/siedlce/w-siedlcach-powstaje-osrodek-zarzadzania-informacja-896e.html [dostęp: 13.06.2020].

Sprawozdanie z XIII Konferencji, Warszawa 19–22 kwietnia 2016 r., http://www.saws.pl/asp/pl_start.asp?typ=13&sub=0&menu=2&artykul=82&akcja=artykul [dostęp: 1.12.2020].

Stowarzyszenie Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości. Z życia SAWS. Spotkanie w NDAP w Warszawie, http://www.saws.pl/asp/pl_start.asp?typ=13&sub=0&menu=2&artykul=73&akcja=artykul [dostęp: 1.03.2019].

Stowarzyszenie Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości. Z życia SAWS. Spotkanie z Dyrektorami Naczelnymi Archiwów Państwowych, http://www.saws.pl/asp/pl_start.asp?typ=13&sub=0&menu=2&artykul=64&akcja=artykul [dostęp: 1.03.2019].

Stowarzyszenie „Archiwizjoner”, https://web.facebook.com/archiwizjoner/ [dostęp: 15.02.2019].

Widawska A., Sprawozdanie z XII Konferencji SAWS, Szczecin 6–9 maja 2015 r., http://www.saws.pl/asp/pl_start.asp?typ=13&sub=0&menu=2&artykul=79&akcja=artykul [dostęp: 1.12.2020].

Zalesińska A., Protokół sądowy sporządzany za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk, jako dokument elektroniczny i jego archiwizacją, [w:] Materiały pokonferencyjne Wrocław 2012–2013, praca zbior., Wrocław 2013, s. 35–37.