Systemy EZD w urzędach administracji publicznej w Polsce w latach 2011–2019. Rzeczywista liczba wdrożeń versus budowa marki narzędzi informatycznych

Dorota Drzewiecka

Abstrakt

Celem artykułu jest próba ustalenia liczby rzeczywistych wdrożeń systemu EZD w podmiotach, dla których obowiązujące jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. oraz interpretacja wyników dotychczasowych badań prowadzonych przez wybrane instytucje przy użyciu niejednorodnych metod badawczych. Badanie ma na celu pokazanie zjawiska nadinterpretowania przez producentów, a nierzadko także samych urzędników, funkcjonalności narzędzi informatycznych wspomagających pracę kancelaryjną. W artykule podjęto próbę udowodnienia przyczyny tego zjawiska. Do analizy wykorzystano dane zgromadzone na zlecenie resortu cyfryzacji z lat 2012–2015, Głównego Urzędu Statystycznego z lat 2015–2019, dwóch zrealizowanych projektów studenckich (dotyczących wdrażania systemów EZD w urzędach na terenie całego kraju oraz w województwie małopolskim) oraz protokoły kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (protokoły kontroli archiwum zakładowego) z lat 2011–2019, dotyczące jednostek administracji publicznej z terenu objętego nadzorem archiwalnym przez Archiwum Narodowe w Krakowie.

EDM systems in public administration offices in Poland in 2011–2019. Actual number of implementations versus building a brand of IT tools

Abstract

The purpose of this paper is to attempt to determine the number of actual EDM system implementations in institutions subject to the provisions of Prime Minister’s Ordinance of 18 January 2011 and to interpret the results of research conducted so far by selected institutions using heterogeneous research methods. The aim of the study is to demonstrate the phenomenon of overinterpretation of the functionality of IT tools supporting administrative work by their manufacturers and often also by the officials themselves. The article attempts to provide evidence for the causes of this phenomenon. The analysis uses data collected upon the order of the Ministry of Digitization for the years 2012–2015, the Central Statistical Office data for the years 2015–2019, two completed student projects (concerning the implementation of EDM systems in offices countrywide and in Małopolskie Voivodship), and audit reports regarding compliance with the regulations on the national archival resource and archives (reports from audits of company archives) for the years 2011–2019, concerning public administration units from the area placed under archival supervision of the National Archive in Kraków.

Słowa kluczowe: Systemy informatyczne, administracja publiczna, Archiwum Narodowe w Krakowie, systemy EZD, IT systems, public administration, National Archive in Krakow, EDM systems
References

Źródła

Informacja nr 6 Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z dnia 19 kwietnia 2011 r. w sprawie zakresu podmiotowego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67 i nr 27, poz. 140), https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/06_informacja_nr_6.pdf [dostęp: 23.04.2021].

Protokoły kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Protokoły kontroli archiwum zakładowego) z lat 2011–2020 dotyczące jednostek administracji publicznej podlegających pod Rozporządzenie PRM z 2011 r. z terenu objętego nadzorem archiwalnym przez Archiwum Narodowe w Krakowie, Archiwum Narodowe w Krakowie.

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2015, poz. 1743).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 2006, nr 206, poz. 1519).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2006, nr 206, poz. 1517).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 2006, nr 206, poz. 1518).

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67).

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. 1960, nr 30, poz. 168, z późn. zm.).

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2005, nr 64, poz. 565).

Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2001, nr 130, poz. 1450).

Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. 2001, nr 112, poz. 1198).

Bibliografia

Archiwa Państwowe. EZD informacje ogólne, https://www.archiwa.gov.pl/pl/772-ezd-informacje-ogólne [dostęp: 20.04.2021].

Czerniak S., Orszulak J., Dokument elektroniczny. Przewodnik i katalog dobrych praktyk, Warszawa 2017.

DMS, EZD, eSOD – różne nazwy, jeden system, www.progmate.pl/pl/articles/differentnames [dostęp: 25.01.2021].

Dokumentacja badań prowadzonych w 2019 r. przez studentów kierunku archiwistyka, zarządzanie dokumentacją i infobrokerstwo dotyczących wdrożeń systemów EZD i klasy EZD w jednostkach podmiotowo określonych przez Rozporządzenie z 2011 r., realizowanych pod kierunkiem Doroty Drzewieckiej, mps. w zasobie Katedry Archiwistyki i Nauk Pomocniczych Historii Instytutu Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie.

Dokumentacja badań prowadzonych w 2020 r. przez studentów kierunku archiwistyka, zarządzanie dokumentacją i infobrokerstwo dotyczących wdrożeń systemów EZD i klasy EZD w jednostkach podmiotowo określonych przez Rozporządzenie z 2011 r. z terenu woj. małopolskiego, realizowanych pod kierunkiem Doroty Drzewieckiej, mps. w zasobie Katedry Archiwistyki i Nauk Pomocniczych Historii Instytutu Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie.

Drzewiecka D., EZD a dydaktyka – łatwe w teorii, trudne w praktyce. Refleksje nad zagadnieniem współpracy jednostek komercyjnych i uniwersytetów, „Archiwista Polski” 2014, nr 3, s. 57–62.

Drzewiecka D., Mapa topograficzna systemów EZD w Polsce (prezentacja i komentarz do prezentacji), ResearchGate. Dorota Drzewiecka, https://www.researchgate.net/profile/Dorota-Drzewiecka [dostęp: 26.06.2021].

Drzewiecka D., [rec.:] Grzegorz Abgarowicz, Ewa Perłakowska, Artur Prasal, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018, ss. 322, „Archeion” 2019, t. 120, s. 406–412.

Drzewiecka D., Karaś T., Wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentacji w Urzędzie Miasta Krakowa – wybrane problemy, [w:] Rola archiwów w procesie wdrażania systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją. Z doświadczeń archiwów szkół wyższych, instytucji naukowych i kulturalnych oraz państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, red. A. Barciak, D. Drzewiecka i K. Pepłowska, Katowice 2018, s. 57–75.

Elektroniczne zarządzenie dokumentacją. Partnerzy w liczbach, https://ezd.gov.pl/www/ezd/partnerzy [dostęp: 18.06.2021].

Główny Urząd Statystyczny, Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat 2014–2018, https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/nauka-i-technika-spoleczenstwo-informacyjne/spoleczenstwo-informacyjne/spoleczenstwo-informacyjne-w-polsce-wyniki-badan-statystycznych-z-lat-20142–018,1,12.html [dostęp: 12.04.2021].

Główny Urząd Statystyczny, Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2020 r., https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/nauka-i-technika-spoleczenstwo-informacyjne/spoleczenstwo-informacyjne/spoleczenstwo-informacyjne-w-polsce-w-2020-roku,1,14.html [dostęp: 12.04.2021].

Makowski D., Archiwa a systemy informatyczne w administracji publicznej. Wstęp do problematyki, „Archeion” 2020, t. 121, s. 411–444.

Perłakowska E., Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, [w:] G. Abgarowicz, E. Perłakowska, A. Prasal, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Warszawa 2018, s. 129–186.

Perłakowska E., Systemy zarządzania dokumentacją w urzędzie, [w:] G. Abgarowicz, E. Perłakowska, A. Prasal, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Warszawa 2018, s. 55–76.

Perłakowska E., Zarządzanie dokumentacją w systemie tradycyjnym, [w:] G. Abgarowicz, E. Perłakowska, A. Prasal, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Warszawa 2018, s. 77–127.

Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa na lata 2014–2022, https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/program-zintegrowanej-informatyzacji-panstwa [dostęp: 26.06.2021].

Robótka H., Archiwa cyfrowe i cyfrowi archiwiści w świetle nauki i wybranych dokumentów. Rozważania czysto teoretyczne, [w:] „Archiwista cyfrowy” i infobroker – kształcenie, sylwetka, wyzwania, red. D. Drzewiecka i B. Drzewiecki, Kraków 2016, s. 13–24.

Robótka H., Zarządzanie dokumentacją w dobie informatyzacji, [w:] Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki Sprzyjające i ograniczenia, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 9, red. R. Degen i M. Jabłońska, Toruń 2020, s. 97–116.

Robótka H., Zarządzanie dokumentacją w podmiocie (organizacji, instytucji, u aktotwórcy). Wprowadzenie do tematyki, [w:] Zarzadzanie dokumentacją. Badania i dydaktyka, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 7, red. R. Degen i M. Jabłońska, Toruń 2016, s. 11–36.

Serwis Rzeczypospolitej Polskiej. EZD RP — elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji, archiwum.mc.gov.pl/konsultacje/program-zintegrowanej-informatyzacji-panstwa/ezd-rp-elektroniczne-zarzadzanie-dokumentacja-w-administracji [dostęp: 26.06.2021].

Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2012 r. – badanie wykonane na zlecenie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji przez firmę Partner in Business Strategies, październik 2012 r., https://dane.gov.pl/media/resources/20140505/PBSMACCyfryzacjafullPL-2012.pdf [dostęp: 25.01.2021].

Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2013 r. – badanie wykonane na zlecenie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji przez firmę Partner in Business Strategies, grudzień 2013 r., https://dane.gov.pl/media/resources/20140502/PBSMACCyfryzacja11122013.pdf [dostęp: 25.01.2021].

Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2014 r. – badanie wykonane na zlecenie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji przez firmę Partner in Business Strategies, grudzień 2014 r., https://dane.gov.pl/media/resources/20150227/PBSMACCyfryzacja-FIN2014.pdf [dostęp: 25.01.2021].

Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2015 r. – badanie wykonane na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji przez ASM – Centrum Badan i Analiz Rynku, https://dane.gov.pl/media/resources/20160907/
raportwplywcyfryzacjinadzialanieurzedowadministracjipublicznejwpolscew2015r.-wcag0.pdf [dostęp: 25.01.2021].

Współczesna biurowość w administracji publicznej. Komentarz do instrukcji biurowej Prezesa Rady Ministrów z 2011 r., Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 4, red. H. Robótka, Toruń 2013.