Biurowość w czasach pandemii. Wpływ epidemii COVID-19 na informatyzację biurowości w jednostkach administracji samorządowej

Katarzyna Pepłowska

Abstrakt

Artykuł zawiera podsumowanie efektów badań przeprowadzonych w ramach realizacji grantu pt. „Biurowość w czasach pandemii. Wpływ epidemii COVID-19 na informatyzację biurowości w administracji publicznej”. Celem projektu była analiza i ocena dotychczasowych działań w zakresie informatyzacji biurowości w Polsce oraz udzielenie odpowiedzi na pytania o wpływ epidemii COVID-19 na pracę jednostek administracji samorządowej, wprowadzanie nowych, niespotykanych dotąd rozwiązań, technologii i otwierających się możliwości w bezpośrednim następstwie stanu nadzwyczajnego, a także pytań o ich jakość, trwałe konsekwencje, sposoby załatwiania spraw urzędowych i wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zainteresowanie obywateli elektronicznym świadczeniem usług przez urzędy administracji publicznej.

Office environments in times of pandemic. The impact of the COVID-19 outbreak on digitization of office work in local government units

Abstract

The SARS-CoV-2 coronavirus pandemic has caused unprecedented global crises in the areas of health, politics, society, and economics and has affected all aspects of human life. We are witnessing unprecedented events that undoubtedly have long-term consequences and will affect the image of the modern world for years to come. The new reality requires unprecedented crisis solutions, but it is also  worthwhile to pay attention to those practices that can positively influence the surrounding reality. One of such areas may be pandemic-related office practices and accelerated digitization of the activities of public administration. The impact of COVID-19 pandemic on the work of local government units, introduction of new, unprecedented solutions, technologies and possibilities, allow us to pose questions about their quality, lasting consequences, ways of handling administrative matters and performing clerical activities, as well as interest of citizens in electronic provision of services by public administration offices. This article - as part of the deliverables of research conducted under a grant entitled „Office practices in times of pandemic. The impact of the COVID-19 epidemic on digitization of office work in public administration” – aims to summarize actions taken so far in the field of computerization of office work in Poland and to provide answers to the above questions in context of operation of local governments where clerical activities were carried out by means of the traditional system.

Słowa kluczowe: pandemia, COVID-19, informatyzacja biurowości, e-usługi, administracja samorządowa, informatyzacja, biurowość, system EZD, SARS-CoV-2, pandemic, office digitization, e-services, local government, computerization, office, EDM system
References

Źródła

Dane badawcze zgromadzone w toku realizacji projektu przechowywane w siedzibie Wydziału Nauk Historycznych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, ul. Wł. Bojarskiego 1, 87-100 Toruń.

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 kwietnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz. U. 2020, poz. 658 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz. U. 2020, poz. 433).

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz. U. 2020, poz. 491).

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. 2020, poz. 1842).

Statystyki usług: ePUAP – Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór, https://widok.gov.pl/services/ePUAP-Pismo-ogolne-do-podmiotu-publicznego-stary-wzor/ [dostęp: 31.03.2021].

Wyniki badania ankietowego „Wpływ epidemii COVID-19 na informatyzację biurowości w administracji publicznej”, https://dobrepraktyki.umk.pl/pages/dane_badawcze/ [dostęp: 11.06.2021].

Bibliografia

Degen R., Zarządzenie dokumentacją w polskich badaniach, [w:] Zarządzanie dokumentacją. Badanie i praktyka, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 7, red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2016., s. 37–58.

Kubicka-Żach K., Praca zdalna w administracji przedłużona do 17 stycznia, https://www.prawo.pl/samorzad/praca-zdalna-w-administracji-zostala-przedluzona,504789.html [dostęp: 17.03.2021].

Kuzionko-Ochrymiuk E., Informatyzacja administracji publicznej w województwach Polski, „Optimum. Econimic Studies” 2018, nr 1 (91), s. 159–175.

Ochrona danych osobowych podczas pracy zdalnej, https://uodo.gov.pl/pl/file/2786 [dostęp: 26.03.2021].

Pierwszy przypadek koronawirusa w Polsce, https://www.gov.pl/web/zdrowie/pierwszy-przypadek-koronawirusa-w-polsce [dostęp: 9.04.2021].

Robótka H., Współczesna biurowość. Zagadnienia ogólne, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 1, Toruń 2010.

Robótka H., Zarządzanie dokumentacją w dobie informatyzacji, [w:] Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 9, red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2020, s. 97–116.

Rząd zapowiada zaszczepienie wszystkich 60-latków do końca miesiąca, https://www.onet.pl/informacje/onetwiadomosci/rzad-zapowiada-zaszczepienie-wszystkich-60-latkow-do-konca-miesiaca/17s2psx,79cfc278 [dostęp: 2.04.2021].

Serwis Rzeczypospolitej Polskiej. EZD RP w administracji publicznej, https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/ezd-rp-w-administracji-publicznej [dostęp: 9.04.2021].

Smoczyński M., Współczesny zarządca dokumentacji a zarządzający aktami specjalista-organizator wg koncepcji Jana Kościołka, „Archiwa – Kancelarie – Zbiory” 2017, nr 8 (10), s. 111–128.

M. Smoczyński, Biurowość w czasach pandemii. Wpływ epidemii Covid-19 na informatyzację biurowości w jednostkach administracji samorządowych i rządowych w terenie, „Archeion” 2021, t. 122, DOI: 10.4467/26581264ARC.21.009.14489.

Szymańska E., Efektywność przedsiębiorstw – definiowanie i pomiar, „Roczniki Nauk Rolniczych” 2010, t. 97, s. 152–164.

Wdrażanie wybranych wymagań dotyczących systemów teleinformatycznych, wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz Krajowych Ram Interoperacyjności na przykładzie niektórych urzędów gmin miejskich i miast na prawach powiatu, https://www.nik.gov.pl/kontrole/P/14/004/ [dostęp: 12.04.2021].

Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2014 r. badanie na zlecenie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, grudzień 2014 https://dane.gov.pl/pl/dataset/699,wpyw-cyfryzacji-na-dziaanie-urzedow-administracji-publicznej-w-polsce [dostęp: 20.03.2021].