Biurowość w czasach pandemii. System EZD podczas epidemii COVID-19 w jednostkach administracji samorządowej i rządowej w terenie

Marcin Smoczyński

Abstrakt

Artykuł powstał w oparciu o badania przeprowadzone w ramach realizacji projektu „Biurowość w czasach pandemii. Wpływ epidemii COVID-19 na informatyzację biurowości w administracji publicznej”, a jego głównym celem było określenie roli i znaczenia wykorzystania systemu EZD w okresie epidemii COVID-19 w jednostkach administracji samorządowej i rządowej w terenie. Na artykuł złożyły się – oprócz wprowadzenia i podsumowania – następujące części: System elektronicznego zarządzania dokumentacją (gdzie nakreślono w zarysie historię i prawne ramy wykorzystania systemów EZD w polskiej administracji), O badaniu (zawierającej opis poszczególnych etapów realizacji wspomnianego powyżej projektu badawczego i zgromadzonych danych), System EZD w badanych jednostkach – uwagi ogólne (w tej części omówiono proces wdrażania i wybrane aspekty użytkowania systemu EZD w jednostkach objętych badaniem), Organizacja pracy w czasie pandemii COVID-19 (przedstawienie praktycznych aspektów funkcjonowania urzędów w nowej, zmienionej pandemicznymi obostrzeniami rzeczywistości), System EZD w czasie pandemii (określenie roli systemu EZD w czasie epidemii koronawirusa SARS-CoV-2), Przygotowanie techniczne (ocena przygotowania technicznego oraz przybliżenie poczynionych inwestycji w sprzęt informatyczny niezbędny do pracy biurowej) oraz Przygotowanie merytoryczne (w tej części przedstawiono zapotrzebowanie urzędników na formy doszkalające).

Office practices in times of pandemic. EDM system during COVID-19 outbreak in local and central government units in the field

Abstract

The article is based on research conducted under the project „Office practices in times of pandemic. The impact of the COVID-19 epidemic on digitization of office work in public administration”, and its main objective was to determine the role and importance of the use of EDM system during the COVID-19 outbreak in local and central government administration units in the field. The article comprises – besides the introduction and summary – the following parts: Electronic Document Management System (where the history and legal framework of the use of EDM systems in Polish administration is outlined), About the study (describing the different stages of the above mentioned research project implementation and the collected data), EDM system in the surveyed units – general observations (this part discusses the implementation process and selected aspects of the use of the EDM system in the surveyed units), Organization of work during the COVID-19 pandemic (presentation of practical aspects of operation of the units in the new reality, changed by the pandemic strictures), EDM system during the pandemic (definition of the role of the EDM system during the SARS-CoV-2 coronavirus epidemic), Technical preparation (assessment of technical preparation and approximation of the investments made in IT equipment necessary for office work), and Substantive preparation (this section presents the needs of officials for additional training).

Słowa kluczowe: pandemia, COVID-19, informatyzacja biurowości, e-usługi, administracja samorządowa, informatyzacja, biurowość, system EZD, SARS-CoV-2, pandemic, office digitization, e-services, local government, computerization, office, EDM system
References

Źródła

National Archives, Record Group 165, Records of the War Department General and Specific Staffs, 1860–1952, Medical Department – Influenza Epidemic 1918 – Masks for protection against influenza. Girl clerks in New York at work with masks carefully tied about their faces, sygn. 165-WW-269B24.

Dane badawcze zgromadzone w toku realizacji projektu przechowywane w siedzibie Wydziału Nauk Historycznych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, ul. Wł. Bojarskiego 1, 87-100 Toruń.

Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór, https://widok.gov.pl/services/ePUAP-Pismo-ogolne-do-podmiotu-publicznego-stary-wzor/ [dostęp: 13.05.2021].

Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67).

Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz. U. 2020, poz. 658; Dz. U. 2020, poz. 697; Dz. U. 2020, poz. 792; Dz. U., 2020, poz. 878; Dz. U. 2020, poz. 964; Dz. U. 2020, poz. 1066; Dz. U. 2020, poz. 1356; Dz. U. 2020, poz. 1758; Dz. U. 2020, poz. 2091; Dz. U., 2020, poz. 2132; Dz. U. 2020, poz. 2316; Dz. U. 2021 poz. 447; Dz. U. 2021, poz. 512).

Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz. U. 2020, poz. 433). 

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2021, r. poz. 670).

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. 2020, poz. 1842).

Wyniki badania ankietowego „Wpływ epidemii COVID-19 na informatyzację biurowości w administracji publicznej”, https://dobrepraktyki.umk.pl/pages/dane_badawcze/ [dostęp: 12.06.2021].

Bibliografia

Erkoreka A., The Spanish influenza pandemic in occidental Europe (1918–1920) and victim age, „Influenza Other Respir Viruses” 2010, nr 4 (2), s. 81–89.

Ewing, E.T., Reznick J.S., Clerks wearing masks. Building Historical Empathy while Teaching the 1918 Influenza Epidemic, https://www.historians.org/publications-and-directories/perspectives-on-history/december-2020/clerks-wearing-masks-building-historical-empathy-while-teaching-the-1918-influenza-epidemic [dostęp: 5.05.2021].

Komunikat Centralnej Komisji Usprawnienia Administracji Publicznej przy Prezesie Rady Ministrów, nr 3, Zagadnienie mechanizacji pracy biurowej, oprac. W. Jarzębowski, W. Jaroszewska, Warszawa 1955.

Kraines O., The President versus Congress: The Keep Commission, 1905–1909: First Comprehensive Presidential Inquiry into Administration, „The Western Political Quarterly” 1970, t. 23, nr 1, s. 5–54.

Moe R.C., Reorganizing the Executive Branch in the 20th Century: Landmark Commissions, Waszyngton, D.C. 2002, https://digital.library.unt.edu/ark:/67531/metadc813148/ [dostęp: 13.05.2021].

Pemberton W.E., Struggle for the New Deal: Truman and the Hoover Commission, „Presidential Studies Quarterly” 1986, t. 16, nr 3, s. 511–527.

Pepłowska K., Biurowość w czasach pandemii. Wpływ epidemii COVID-19 na informatyzację biurowości w jednostkach administracji samorządowej, „Archeion” 2021, t. 122, DOI: 10.4467/26581264AR C.21.008.14488.

Smoczyński M., Amerykańskie i polskie początki zarządzania dokumentacją, [w:] Pogranicza archiwistyki, Toruńskie Konfrontacje Archiwalne, t. 6, red. W. Chorążyczewski, A. Rosa, Toruń 2019, s. 143–145.

Smoczyński M., Racjonalizacja biurowości w działaniach komisji dla usprawnienia administracji publicznej w II Rzeczypospolitej, [w:] Dzieje biurokracji, t. 10, red. A. Górak, J. Kukarina, D. Magier, Lublin 2019, s. 143–158.

Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2014 r. Raport Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, https://dane.gov.pl/media/resources/20150227/PBSMACCyfryzacjaFIN2014.pdf [dostęp: 30.05.2021].

Zestawienie instytucji wdrażających system EZD PUW na podstawie porozumienia z wojewodą podlaskim, https://ezd.gov.pl/www/ezd/partnerzy [dostęp: 6.05.2021].